Caracterização do Posto de Trabalho:
Desenvolvimento de atividades correspondentes à carreira e categoria de Assistente Técnico, no âmbito das atribuições da Divisão de Apoio Jurídico e à Administração Local e da Unidade de Serviços Jurídicos e de Apoio à Administração Local, nomeadamente:
a) Execução de tarefas técnico-administrativas do âmbito do secretariado e da tramitação dos processos e procedimentos administrativos da competência da divisão e da Unidade;
b) Desenvolvimento das orientações gerais emanadas pelos respetivos dirigentes no que concerne a registo de expediente e de processos, circuitos, arquivo e processamento, tendo em vista assegurar o apoio administrativo nos serviços e, assim, o seu funcionamento;
c) Assegurar o atendimento geral relativo aos assuntos, procedimentos e processos da competência da Unidade e da Divisão;
d) Tratamento de correspondência;
e) Executar tarefas de expediente, arquivo, secretaria e processamento nos procedimentos e processos em curso na Unidade e na Divisão;
f) Realização de tarefas relacionadas com a pesquisa e a gestão documental;
g) Elaboração de expediente corrente relacionado com os processos e procedimentos administrativos da competência da Divisão e da Unidade;
h) Prestar apoio administrativo e de secretariado à Unidade;
i) Registo e atualização de expediente nas diversas plataformas informáticas de tramitação de processos e procedimentos em uso nos serviços (GIC, iPortal e outras);
j) Assegurar a transmissão da comunicação com as outras unidades orgânicas da CCDR e as demais entidades externas ou particulares, através do registo, redação, classificação e arquivo de expediente e outras formas de comunicação;
k) d) Tratamento da informação, com elaboração de mapas/quadros ou utilização de qualquer outra forma de transmissão eficaz dos dados existentes;
l) e) Providenciar a elaboração de ofícios, informações ou e-mails e correspondente registo na plataforma de gestão documental;
m) Realização de informações internas relacionadas com o conteúdo funcional e as competências dos serviços, enquadradas no nível de complexidade da categoria de assistente técnico;
n) Assegurar o registo de pareceres emitidos para as autarquias locais pelos serviços da unidade, com a sua atualização e monitorização;
o) Implementar ações de melhoria ao nível da tramitação dos procedimentos e da instrução dos processos, introduzindo novas práticas, métodos e dinâmicas de trabalho ao nível do apoio administrativo, com capacidade de permeabilização para o resto da equipa dos serviços;
p) Controlo de economato e de outro tipo de material logístico, assegurando a realização de inventários periódicos;
q) Colaborar na realização e atualização de mapas, relatórios, documentos e outras ferramentas periódicas de registo, monitorização e análise da atividade da entidade ao nível destes serviços e de apoio à tomada de decisão rápida;
r) Executar as ações inerentes ao expediente, organização e tramitação dos processos de contraordenação em geral, como escrivão desses processos, e prestar apoio à instrução dos processos;
s) Prestar apoio administrativo aos juristas afetos ao serviço de contraordenações, designadamente na instrução de processos e no expediente e arquivo de documentação.
t) Executar outras atividades de apoio geral ou especializado no âmbito dos assuntos e processos no âmbito das competências da Unidade e da Divisão;
u) Assegurar a organização e manutenção do arquivo dos serviços da Unidade e da Divisão, incluindo a digitalização de documentos e de peças processuais, para o arquivo digital da unidade.
v) Executar outras tarefas de apoio administrativo e secretariado, não especificadas, indispensáveis ao funcionamento dos serviços e enquadradas no respetivo quadro de atribuições e competências, que decorram do seu conteúdo funcional ou que lhe sejam superiormente incumbidas.