Caracterização do Posto de Trabalho:
Desenvolvimento de atividades da carreira e categoria de Assistente Técnico, na área Administrativa, considerando o seguinte perfil funcional:
- Contacto entre os serviços, registar e organizar processos e correspondência;
- Atendimento ao público presencial e telefónico;
- Inserção de dados, consulta e tratamento de informação em aplicações informáticas;
- Apoio à organização e gestão de processos;
- Apoio administrativo ao dirigente e aos técnicos da unidade orgânica;
- Gestão de reclamações por correio eletrónico, reencaminhamento para dirigentes e/ou técnicos e acompanhamento do circuito de resposta;
- Prestação de esclarecimentos específicos, de informações que não exigem parecer técnico e de respostas a munícipes;
- Triagem de assuntos, receção de documentos e respetivo registo;
- Redação e tratamento informático de documentos de serviço (ofícios, emails, informações, propostas de deliberação, contratos, despachos internos, declarações, notificações, certificados, etc.);
- Agendamento de reuniões para dirigentes e técnicos e reserva de salas;
- Atualização e arquivo de documentação no respetivo processo físico ou eletrónico;
- Digitalização e reprodução de documentos para arquivo, bem como preparação e requisição de processos;
- Controlo da circulação do expediente nas várias fases e procedimentos;
- Elaboração de protocolos de entrega de documentação;
- Gestão da caixa de correio eletrónico da unidade orgânica (triagem de assunto, reencaminhamento e acompanhamento do circuito de resposta);
- Receção de expediente e validação de protocolos de entrega;
- Gestão e manutenção de bases de dados de registo e movimentação de expediente;
- Controlo do bom funcionamento dos equipamentos de reprodução de cópias e solicitação de assistência em caso de necessidade;
- Conferência e validação de faturas relativas a despesas no âmbito do serviço;
- Elaboração das requisições internas e controlo do circuito;
- Gestão do fundo de maneio da unidade orgânica.
Competências Comportamentais:
- Orientação para o serviço público;
- Conhecimentos e experiência;
- Responsabilidade e compromisso com o serviço;
- Trabalho de equipa e cooperação;
- Realização e orientação para resultados;
- Adaptação e melhoria contínua;
- Relacionamento interpessoal;
- Comunicação.