Caracterização do Posto de Trabalho:
Funções consultivas, de estudo, planeamento, programação, elaboração de pareceres e projetos, com responsabilidade e autonomia técnica com enquadramento superior qualificado para apoio direto ao Conselho Diretivo, no âmbito das competências definidas no artigo 15º da Deliberação nº 819/2020, de 13 de julho, publicada no DR, II Série, nº 163, de 21 de agosto, alterada pela Deliberação nº 237/2021, de 6 de janeiro, publicada no DR, II Série, nº 45, de 5 de março, sendo que as competências encontram-se explanadas no nº. 14 da referida Deliberação:
a) elaborar e propor o plano de preservação do Arquivo do IRN I.P., bem como, neste quadro, o plano de preservação digital, plano de classificação, tabela de avaliação e seleção de documentos, interoperabilidade semântica e Plano de Preservação Digital; no quadro das políticas definidas para o Ministério da Justiça;
b) definir, implementar, propor e acompanhar a política de tratamento e de fornecimento de informação administrativa e de registo do IRN, I.P.;
c) contribuir para a valorização da memória histórica do IRN, I.P., nomeadamente através da valorização do acervo documental existente, e da promoção de publicações apropriadas;
d) contribuir para a elaboração das propostas legislativas em matéria de políticas de arquivo;
e) proceder ao levantamento das existências de arquivos a nível nacional;
f) proceder à catalogação e tratamento dos arquivos relativamente aos quais tal seja determinado;
g) promover a execução da política arquivística do Instituto;
h) promover a divulgação e disseminação da informação, em ações de estudo e investigação, resultante do tratamento documental do acervo do Arquivo, salvaguardando e valorizando o património arquivístico do Instituto, enquanto fundamento da memória coletiva e individual;
i) definir, propor e acompanhar a execução dos procedimentos que garantam a implementação das politicas definidas em matéria de fornecimento e de reutilização da informação administrativa e de registo e de proteção de dados pessoais;
j) promover projetos no âmbito da economia dos dados;
k) participar nos programas e ações que careçam de dados detidos pelo Instituto;
l) garantir a devida articulação com o Encarregado de Proteção de Dados Pessoais designado pelo Ministério da Justiça;
m) apoiar e emitir recomendações dirigidas ao Conselho Diretivo e às unidades orgânicas em matéria de tratamento e fornecimento de informação que inclua dados pessoais;
n) gerir infraestruturas e mecanismos que permitam a custódia, o depósito, o armazenamento, a preservação e a gestão da documentação que integre o acervo documental histórico do Instituto, de acordo com as regras, orientações e normas nacionais e internacionais, com o objetivo de acrescentar valor à informação;
o) promover boas práticas de gestão documental integrada;
p) implementar e acompanhar o programa de gestão documental do IRN I.P., bem como proceder às alterações necessárias, no âmbito funcional, e sem prejuízo da competência da unidade com competências em matéria informática;
q) implementar o registo de documentação na plataforma de gestão documental;
r) garantir o registo de toda a correspondência em fluxo de entrada e saída do organismo, sem prejuízo da correspondência endereçada ao Conselho Diretivo ou outros processos de registo específicos;
s) assegurar a distribuição de toda a correspondência dirigida ao organismo, pelos seus diversos canais, incluindo formulários eletrónicos e correio eletrónico, sem prejuízo da correspondência institucional dos vários departamentos e Conselho Diretivo.