Caracterização do Posto de Trabalho:
Apoio administrativo no âmbito das atribuições da Direção Municipal de Administração Geral (DMAG), compreendendo diversas atividades, entre outras:
Apoio à gestão de processos
• Apoio à organização e gestão de processos;
• Apoio administrativo à Diretora Municipal.
Atendimento
• Atendimento presencial e telefónico;
• Elaboração de respostas a diversas unidades orgânicas e entidades.
Elaboração de documentação de serviço
• Redação e tratamento informático de documentos de serviço - ofícios, e-mails, informações;
• Elaboração de mapas, quadros e listagens.
Gestão de agenda
• Agendamento de reuniões para dirigentes e reserva de salas;
• Gestão da agenda da Diretora Municipal.
Gestão e arquivo de documentação
• Atualização e arquivo de documentação no respetivo processo físico ou eletrónico;
• Digitalização de documentos para arquivo;
• Preparação de pastas de arquivo de processos.
Gestão e controlo do circuito do expediente
• Controlo da circulação do expediente nas várias fases e procedimentos;
• Digitalização e reprodução de processos e respetivo encaminhamento para os serviços;
• Elaboração de protocolos de entrega de documentação;
• Gestão da caixa de correio eletrónico da unidade orgânica.
Administração de aplicações informáticas e gestão de base de dados
• Inserção de dados em aplicações informáticas;
• Consulta e tratamento de informação em aplicações informáticas, nomeadamente no sistema de gestão documental (EDOCLINK).
Planeamento e controlo de gestão
• Aferição das necessidades e meios materiais para o funcionamento do serviço e da atividade a desenvolver.