Caracterização do Posto de Trabalho:
Apoio administrativo no âmbito das atribuições da Direção Municipal de Administração Geral (DMAG), compreendendo diversas atividades, entre outras: Apoio à gestão de processos (apoio à organização e gestão de processos, apoio administrativo ao dirigente da unidade orgânica); Atendimento (atendimento presencial e telefónico, elaboração de respostas a diversas unidades orgânicas e entidades); Elaboração de documentação de serviço (redação e tratamento informático de documentos de serviço - ofícios, emails, informações, etc., elaboração de mapas, quadros e listagens); Gestão de agenda (agendamento de reuniões para dirigentes e reserva de salas, gestão da agenda do dirigente da unidade orgânica); Gestão e arquivo de documentação (atualização e arquivo de documentação no respetivo processo físico ou eletrónico, digitalização de documentos para arquivo, preparação de pastas de arquivo de processos); Gestão e controlo do circuito do expediente (controlo da circulação do expediente nas várias fases e procedimentos, digitalização e reprodução de processos e respetivo encaminhamento para os serviços, elaboração de protocolos de entrega de documentação, gestão da caixa de correio eletrónico da unidade orgânica); Administração de aplicações informáticas e gestão de base de dados (inserção de dados em aplicações informáticas, consulta e tratamento de informação em aplicações informáticas, nomeadamente no EDOCLINK); Planeamento e controlo de gestão (aferição das necessidades e meios materiais para o funcionamento do serviço e da atividade a desenvolver, controlo do bom funcionamento dos equipamentos de reprodução de cópias e solicitação de assistência em caso de necessidade).