Caracterização do Posto de Trabalho:
Descrição de funções: O posto de trabalho destina-se a funções de natureza executiva, de aplicação de métodos e processos, com base em diretivas bem definidas e instruções gerais, de grau médio de complexidade, designadamente:
• Apoiar os membros do Conselho Diretivo na gestão da agenda e dos contactos telefónicos, email e teams;
• Marcação de reuniões e preparação de salas, bem como todo o apoio logístico das mesmas;
• Follow up dos assuntos encaminhados de e para as diferentes Unidades Orgânicas do IAPMEI e junto das entidades externas;
• Receção, análise e preparação de resposta a convites para eventos externos e/ou intervenções dos membros do Conselho Diretivo;
• Organização de viagens e estadias;
• Elaboração de documentos inerentes às despesas de representação e ajudas de custo;
• Acompanhamento da preparação, incluindo monitorização de recolha de contributos, para as intervenções e decisões do Conselho Diretivo;
• Redação e envio de comunicações/respostas via email ou via CTT;
• Gestão da pasta de Assessoria ao Conselho Diretivo no Sistema de Gestão Documental;
• Gestão do Arquivo;
• Reuniões do Conselho Diretivo (semanais):
-Preparação semanal das Reuniões do Conselho Diretivo: Agenda/Ordem do dia;
-Elaboração das propostas de deliberação de cada membro do Conselho Diretivo;
-Fecho das deliberações e respetivo encaminhamento para as diferente Unidades Orgânicas, conforme proposta original;
-Elaboração das Atas e Extratos de Ata das Reuniões do Conselho Diretivo;
-Preparação das Reuniões do Conselho Diretivo Extraordinárias;
-Preparação trimestral das Reuniões do Conselho Diretivo Alargado;
-Gestão do Arquivo físico e digital de toda a documentação inerente às Reuniões do Conselho Diretivo.