Caracterização do Posto de Trabalho:
Funções a desempenhar na Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA):
• Assegurar o secretariado e apoio administrativo ao Conselho Diretivo (CD) e à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA);
• Gerir a agenda institucional dos membros do Conselho Diretivo (CD), assegurando o planeamento e articulação de reuniões, audiências, eventos e deslocações;
• Organizar e preparar reuniões do Conselho Diretivo (CD), incluindo convocatórias, recolha e distribuição de documentação, elaboração de ordens de trabalhos e apoio logístico, bem como à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA);
• Elaborar atas, memorandos, informações de serviço, ofícios, despachos, comunicações e demais expediente administrativo;
• Proceder à receção, registo, encaminhamento e acompanhamento da correspondência física e eletrónica dirigida ao Conselho Diretivo (CD) e à Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA);
• Efetuar a gestão documental, garantindo o arquivo, classificação, organização e conservação da documentação, em conformidade com as normas legais e internas aplicáveis;
• Assegurar o atendimento telefónico e presencial (quando aplicável), prestando informações e encaminhando os assuntos para os interlocutores competentes;
• Acompanhar a tramitação de processos administrativos submetidos ao Conselho Diretivo (CD), monitorizando prazos e diligenciando pelo respetivo cumprimento;
• Preparar informação de suporte à tomada de decisão, reunindo elementos técnicos e administrativos sempre que solicitado;
• Apoiar a organização de cerimónias, eventos institucionais, reuniões de trabalho e visitas oficiais do Conselho Diretivo (CD) e da Direção de Estudos, Planeamento e Assessoria (DEPA);
• Utilizar aplicações informáticas de gestão documental, expediente, agenda eletrónica e ferramentas de produtividade;
• Articular com as diversas unidades orgânicas e entidades externas, promovendo uma comunicação eficaz e assegurando o acompanhamento das solicitações do Conselho Diretivo (CD);
• Garantir a confidencialidade e o adequado tratamento da informação e dos documentos a que tenha acesso no exercício das suas funções;
• Executar outras funções de natureza administrativa e de apoio técnico compatíveis com o conteúdo funcional da carreira e categoria.