Caracterização do Posto de Trabalho:
DESCRIÇÃO SUCINTA
Reporta ao Conselho Diretivo.
Apoia o Conselho Diretivo na preparação da sua atividade e assegura a realização de todas as tarefas necessárias para que, na presença ou na ausência de um ou mais elementos do Conselho Diretivo, os assuntos sejam resolvidos ou encaminhados para os serviços apropriados, de forma rápida e eficaz.
ATIVIDADES
Assegura a gestão das atividades estruturais do Conselho Diretivo, calendarizando os compromissos, organizando a agenda e controlando a execução das atividades;
Filtra a informação dirigida ao Conselho Diretivo por telefone, e-mail ou carta e dá resposta às solicitações, na presença ou na ausência de um ou mais elementos do Conselho Diretivo, agendando reuniões ou reencaminhando os assuntos para o serviço respetivo, tendo em conta o grau de importância e de urgência de cada solicitação, de modo a garantir uma resolução mais fácil e rápida dos problemas apresentados;
Prepara toda a documentação necessária para a realização das reuniões do Conselho Diretivo, incluindo agenda e atas, bem como para a participação do Conselho Diretivo em reuniões e eventos, pesquisando a informação necessária e elaborando os pontos de situação dos diferentes temas;
Assegura o encaminhamento da documentação e da informação necessária para os diferentes serviços internos ou externos de modo a comunicar decisões ou deliberações, resultantes das reuniões do Conselho Diretivo;
Redige propostas de deliberação, cartas e outra documentação necessária para dar resposta aos pedidos dirigidos ao Conselho Diretivo, bem como procede à preparação de apresentações em PowerPoint, de acordo com os conteúdos ou indicações que lhe são dadas;
Estabelece os contatos necessários, interna e externamente ao INPI, I. P., para fazer convocatórias, obter informações, etc.;
Assegura o apoio logístico às reuniões, preparando as notas de enquadramento às reuniões bem como a logística da sala de reuniões e recebendo as pessoas internas e externas ao INPI, I. P., convocadas pelo Conselho Diretivo;
Arquiva, organiza e digitaliza toda a documentação que é endereçada ou utilizada pelo Conselho Diretivo, para garantir o rápido acesso à informação e o controlo interno, bem como a atualização de todos os assuntos;
Consulta diariamente o Diário da República, de forma a identificar e a arquivar os assuntos relacionados com o INPI, I. P.;
Consulta diariamente a página eletrónica do INPI, I. P., bem como as de outras organizações relevantes em Propriedade Industrial e em inovação, de forma a identificar e apresentar propostas ao Conselho Diretivo;
Pode participar na organização logística de iniciativas e de eventos, podendo deslocar-se, quando necessário, aos locais onde se vão realizar;
Pode realizar outras atividades, não especificadas atrás, necessárias à persecução dos objetivos do INPI, I. P.