Caracterização do Posto de Trabalho:
Para além da caracterização prevista no anexo referido no n.º 2 do artigo 88.º da LTFP, correspondente ao grau 2 de complexidade funcional da carreira e categoria de Assistente Técnico, o posto de trabalho na Divisão de Avaliação e Ação Ambiental / Unidade de Ambiente envolve o exercício das seguintes funções:
- Utilização diária e permanente do software “iPortalDoc” de gestão documental e processos administrativos, ao nível das tarefas relacionadas com entrada de correspondência, verificação de antecedentes e histórico dos processos, classificação e associação de documentos aos processos, encaminhamento e articulação com outras unidades orgânicas da CCDR, controlo de prazos de tarefas e/ou desenvolvimentos, etc.;
- Gestão diária na distribuição e encaminhamento de documentos para os Técnicos da DAAA/UA, incluindo da caixa do correio eletrónico da UA, classificação e associação à base do iPortalDoc;
- Digitalização, encaminhamento e arquivo da correspondência nos processos administrativos da DAAA/UA;
- Articulação entre os dados e histórico dos processos na antiga base eletrónica “Expedientíssimo” e os processos em sistema iPortalDoc e respetiva articulação com os Técnicos Superiores afetos aos processos administrativos;
- Distribuição de protocolo/correspondência na Divisão, e na ausência de férias dos restantes secretariados da Unidade, distribuição para as 2 outras Divisões e Direção de Unidade;
- Atendimento e gestão de denúncias ao nível da sua classificação, associação temática e antecedentes, controlo de prazos de intervenção, notificações e pedidos de esclarecimentos;
- Utilização periódica das plataformas eletrónicas “SILiAmb” e “SIAIA” da Agência Portuguesa do Ambiente, I.P. (APA), em matéria de Avaliação de Impacte Ambiental, havendo a necessidade de articular, submeter, carregar e associar informação documental que circula nas referidas plataformas da APA e o software de gestão documental e processual do iPortalDoc;
- Elaboração de ofícios, emails, distribuição de correio e processos informáticos;
- Atendimento telefónico institucional com organismos da administração pública, empresas e público em geral;
- Utilização frequente de softwares da Microsoft, como seja: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, e outros de gestão/requisição de compras tipo “PRIMAVERA”, etc.;
- Apoio administrativo na preparação de dossiês e organização de documentos para as reuniões, elaboração de atas de reuniões (externas e internas quando necessário), incluindo o agendamento de reuniões, reserva e organização protocolar da sala/auditório de reuniões, meios eletrónicos de comunicação e projeção, preparação das mesas para as reuniões (copos, água e cafés), agendamento e marcação de viatura para serviços externo ou requisição de transporte alternativo;
- Apoio administrativo protocolar no envio de circulares, registo e elaboração de listas de presença, e preenchimento de tabelas e dados estatísticos relativos à organização interna da Divisão (n.º de processos, distribuição por áreas, etc.) fotocópia de documentos, preenchimento de guias de receita, afixação de editais de Consulta Pública, incluindo a disponibilização de documentação ao público.