Caracterização do Posto de Trabalho:
FUNÇÕES- Assistente Administrativo do Serviço de Registos e Arquivos do Departamento Serviços Académicos -DSA
1.Tarefas Genéricas:
a. Apoiar de forma direta o Chefe da Secção de Registos e Arquivo do DSA em todas as suas atividades;
b. Colaborar com os restantes Chefes de Secção sempre que requerido;
c. Desempenhar outras tarefas que lhe sejam determinadas pelo chefe da Secção.
2.Tarefas Específicas
a. Organizar, registar, atualizar e arquivar os processos individuais respeitantes aos membros do corpo docente;
b. Organizar, registar, atualizar e arquivar os processos individuais escolares dos alunos;
c. Guardar, organizar e arquivar as atas dos Órgãos de Conselho;
d. Colaborar na emissão de Diplomas, Certificados, Certidões, Cartas de Curso, Cartas Doutorais, bem como suplementos ao diploma;
e. Colaborar na emissão de documentação diversa que tenha sido solicitada por alunos ou ex-alunos e que for autorizada superiormente;
f. Separar, preparar e encaminhar a documentação que, de acordo com as diretivas superiores, se considere dever ser arquivada em suporte informático;
g. Arquivar os testes e testes de recurso realizados, nos termos definidos pelo Regulamento Geral de Avaliação de Conhecimentos;
h. Colaborar na manutenção do arquivo relativo aos processos de celebração de convénios e protocolos com os diversos estabelecimentos de ensino superior;
i. Colaborar na coordenação com a Secção de Secretariado e Apoio com a atualização dos dados do sistema de gestão académica;
j. Organizar e manter o arquivo permanente respeitante às classificações dos discentes;
k. Colaborar na atualização e guarda das atas dos atos públicos de dissertação de mestrado e de teses de doutoramento;
l. Organizar e manter em arquivo permanente os regulamentos, programas, fichas das unidades curriculares e planos de curso respeitantes a cada ano letivo e fichas curriculares de docentes.
m. Colaborar na introdução e divulgação por correio eletrónico e na plataforma MOODLE, de documentos do ensino;
n. Colaborar com as outras secções nas atividades administrativas destas, quando solicitado.
o. Fotocopiar e digitalizar documentos diversos;
Substituir AT Administrativa/o de outras secções quando for necessário.