Caracterização do Posto de Trabalho:
• Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado;
• Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros
compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a
eventuais alterações;
• Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias,
preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e
preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;
• Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;
• Apoio administrativo à Comissão de Aconselhamento EMPIS;
• Organizar deslocações (nacionais e estrangeiras) efetuando reservas de hotel,
marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando
outros meios necessários à realização das mesmas;
• Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efetuando a sua filtragem
em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da Equipa;
• Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e
informações da EMPIS e da ADC;
• Providenciar a expedição da correspondência da EMPIS;
• Selecionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e
encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;
• Redigir cartas/ofícios, memorandos, notas informativas e outros textos de
rotina administrativa, a partir de informação fornecida pela chefia/direção, em
língua portuguesa ou estrangeira;
• Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou
tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo;
• Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências,
detetando faltas e providenciando pela sua reposição (Gestão e reporte de fundo
de maneio);
• Organizar processos, efetuando pesquisas e selecionando documentação útil a
pedidos externos e internos de informação;
• Elaborar e atualizar ficheiros de contactos bem como outro tipo de informação
útil à gestão do serviço;
• Gestão de pequenas adjudicações e realização de aquisições, e validação da
documentação da despesa junto da ADC;
• Controlo e reporting de assiduidade e manutenção do mapa de férias da
equipa EMPIS;
• Gestão de frota EMPIS