Caracterização do Posto de Trabalho:
Desenvolvimento de atividades da carreira e categoria de Assistente Técnico, na área administrativa, no âmbito das atribuições da Divisão de Projetos Especiais, nomeadamente:
• Secretariado e apoio administrativo aos técnicos e chefia da Divisão;
• Atendimento presencial e telefónico, informação e esclarecimento a Munícipes;
• Introdução de informação e administração de aplicações informáticas e gestão de base de dados [inserção de dados em aplicações informáticas (Ges,OeirasGov, EXCEL, EDOCLINK);
• Elaboração de informações e ofícios;
• Comunicação e divulgação de informação diversa dentro da unidade orgânica;
• Gestão e arquivo de documentação [atualização e arquivo de documentação no respetivo processo físico ou eletrónico; digitalização dos documentos para arquivo; preparação de pastas de arquivo de documentos];
• Gestão de agenda [agendamento de reuniões para dirigente e reserva de sala; gestão da agenda do dirigente da unidade orgânica];
• Gestão e controlo do circuito do expediente [controlo da circulação do expediente nas várias fases e procedimentos;
• Digitalização e reprodução de documentos e respetivo encaminhamento para os serviços;
• Elaboração de protocolos de entrega de documentação;
• Gestão da caixa de correio eletrónico da unidade orgânica;
• Gestão de solicitações de viaturas da "pool" [Gestão de pedidos da unidade orgânica à "pool" de viatura];
Perfil profissional:
• Ser detentor(a) de experiência comprovada na área de Secretariado e Apoio Administrativo à Divisão e à Chefia da Divisão (com registo de entradas e saídas de expediente e seu encaminhamento por e-mail, EDOCLINK e atendimento telefónico);
• Conhecimentos de informática na ótica do utilizador, designadamente: ferramentas Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), consulta e tratamento de informação nas aplicações web desenvolvidas pelo Município, utilização das aplicações AIRC (GES e OAD);
• Capacidade de redação de textos para elaboração, comunicação e/ou divulgação de documentação de serviço (despachos, ofícios, protocolos, emails e informações internas);
• Gestão e arquivo de documentação (atualização e arquivo de documentação no respetivo processo físico ou eletrónico; digitalização dos documentos para arquivo; preparação de pastas de arquivo de processos; reprodução de documentos para arquivo);
• Gestão da caixa de correio eletrónico e expediente (EDOC) da Divisão com encaminhamento dos mesmos, em regime de substituição por motivo de férias ou outro do colega que o efetua;
• Elevada capacidade organizativa, método de trabalho, cooperação e diálogo;
• Proactivo(a), dinâmico(a) e com espírito crítico;
• Elevada disponibilidade e envolvimento com o trabalho e com os objetivos do serviço;
• Gosto pelo trabalho em equipa e pela melhoria contínua;
• Boa capacidade de comunicação e de relacionamento interpessoal.
• Capacidade de atuar de modo proactivo e autónomo no seu dia a dia profissional e de ter iniciativas no sentido da resolução de problemas;
• Conhecimento da estrutura organizacional e experiência em outras Unidades Orgânicas;
• Responsabilidade, compromisso, disponibilidade e envolvimento com o trabalho e com os objetivos do serviço;
• Capacidade de adaptação e resistência à pressão.