Caracterização do Posto de Trabalho:
Exercício de funções no âmbito das competências inerentes ao Departamento de Epidemiologia e suas Unidades, nomeadamente:
o Apoio ao secretariado do Departamento e coordenadores de unidade
o Tarefas administrativas: Atendimento e encaminhamento de chamadas telefónicas; Expediente geral (recepção e entrega de correspondência); Gestão do Arquivo geral do DEP e das unidades; Elaboração de pedido de consumo ao armazém central.
o Apoio na biblioteca do Departamento (organização/arrumação dos periódicos/livros) ou na documentação de projectos ou processos em curso.
o Gestão administrativa de projectos ou processos em curso incluindo introdução de dados de formulários de inscrição de participantes em processos ou estudos em curso nas unidades do DEP, introdução de dados com resultados dos participantes na base de dados do PNAEQ; Registo e atualização de bases de dados de projectos e processos em curso no DEP ou suas unidades. (Amostras, Programas e Ocorrências).
o Emissão e envio de fichas de custo, fichas de identificação de participante e de certificados de participação
o Comunicação com outros serviços do INSA, IP (Aprovisionamento, Informática, Armazém, Reprografia, Instalações e equipamentos, etc.)
o Comunicação com entidades congéneres, clientes e parceiros externos e subcontratadas para envio de informações gerais, divulgação e inscrição em programas ou ensaios, esclarecimento de dúvidas administrativas acerca de projectos ou programas em curso e envio de resultados e relatórios de avaliação aos participantes, com contacto preferencial por email, sendo realizado por telefone quando necessário.
o Receção, acondicionamento e envio de amostras aos participantes em projectos ou processos em curso no Departamento ou nas suas unidades;
o Tradução Inglês-Português e Português-Inglês de documentos de trabalho dos processos e projetos em curso no Departamento
o Colaboração na organização de seminários, reuniões dos grupos de trabalho e outros eventos da Unidade
o Colaboração nos trabalhos desenvolvidos com instituições de ensino